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Terms of Participation

Die Allgemeinen Teilnahmebedingungen für Veranstaltungen, Seminare, Events oder unsere Delegationsreisen (business missions) können Sie hier nachfolgend einsehen oder als PDF-Dokument herunterladen [145 KB] ....
Möchten Sie sich als Sponsoren an einem Event beteiligen oder eine Veranstaltung für Ihre eigene Präsentation nutzen, beachten Sie unsere Allgemeinen Sponsorengrundsätze. Diese gelten neben etwa geltenden Messeveranstalterbedingungen.

Allgemeine Vorbemerkung



Das German Global Trade Forum Berlin bietet dem Teilnehmer die Gelegenheit zur Präsentation im In- und Ausland, zur Kontaktanbahnung und zum erfolgreichen Abschluss von Geschäften an.

Die Teilnehmer einer Business Mission nach Asien und speziell China sind auf die Wechselfälle des Lebens eingestellt, kompetent, erfahren, selbst organisierend und vor allem eines: Flexibel.

Konzept, Durchführung und Organisation der Reise, Veranstaltung und Konferenzen/Messen beruhen auf der eigenverantwortlichen Organisation (Anreise, Aufenthalt/Transport) der interessierten Teilnehmer, denen Gelegenheit zur Begründung von Geschäftskontakten gegeben wird. Diese werden unabhängig von beabsichtigten Terminen grundsätzlich angeboten und bieten den Teilnehmern für den Fall einer Verzögerung oder Unterbrechung - aus welchen externen Gründen auch immer - die Gewähr, die beabsichtigten Gespräche zu führen oder führen zu lassen.

Nimmt aufgrund der Co-Organisation einer deutschen IHK, eines Verbands oder einer anderen Stelle organisiertes Unternehmen an der Unternehmerreise teil, gelten die mit diesem Partner vereinbarten Bedingungen. Für die übrigen Teilnehmer gelten diese Bedingungen ausschließlich.

Reiseleistung

Soweit in der Ausschreibung und/oder den Anmeldeunterlagen Leistungen im Zusammenhang mit der Reise, Unterkunft oder Verpflegung der Teilnehmer aufgeführt sind, werden diese nicht vom Forum erbracht, sondern lediglich vermittelt. Die Verantwortlichkeit für die Reiseabläufe liegt allein bei dem vom Teilnehmer ausgesuchten Reiseveranstalter/Reisebüro.

Präsentation & Werbemittel

Soweit in der Ausschreibung und/oder den Anmeldeunterlagen nichts anderes angegeben ist, liegt die Anlieferung von Veranstaltungs- und Informationsmaterialien, Mustern, Warenproben, Modellen u.ä. allein in der Verantwortung des Teilnehmers. Dies gilt insbesondere für die Berücksichtigung der Zoll- und Einfuhrbestimmungen im Zielland, für deren Einhaltung das Forum naturgemäß keine Haftung übernimmt.

Sonder- und Zusatzleistungen

Hat der Teilnehmer Dritte mit Leistungen beauftragt, die außerhalb des Leistungsumfanges des Forums liegen, so hat er die dadurch verursachten Kosten selbst zu tragen. Dies gilt auch für solche Leistungen, die dem Forum von örtlichen Leistungsträgern infolge eines Säumnisses des Teilnehmers – gegebenenfalls nachträglich - in Rechnung gestellt.

Teilnahmeberechtigung

Zur Teilnahme an Veranstaltungen, Foren oder Unternehmerreisen sind Einzelpersonen, Institutionen oder Firmen ohne Einschränkung berechtigt. Soweit nicht besonders erwähnt, erfolgt die Finanzierung durch Umlage und frei von öffentlichen Fördermitteln. Aus zahlenmässige Teilnahmebeschränkungen wird idR. hingewiesen.


Die Teilnahme an dem Projekt des German Global Trade Forums Berlin unter der Regie der gleichnamigen Management Gesellschaft Ltd. erfolgt nach ausdrücklich schriftlicher Bestätigung, z.B. auch digitaler eMail vorab zu den Bedingungen der Veranstaltungsankündigung, auf vorherige schriftliche Anmeldung, Übersendung des eigenhändig unterschriebenen und ausgefüllten Rücklaufbogens, mündliche Buchung oder Vermittlung einer Reiseleistung aufgrund der Inanspruchnahme des Veranstalters bei einem Reisebüro etc.. Die etwaige Aufnahme in das veröffentlichte Programm oder eine veröffentliche Teilnehmerliste unterliegt gesonderten Bedingungen.

Vorbehalt

Ankündigungen, Angebote und Ausschreibungen von Veranstaltungen durch das German Global Trade Forum Berlin Management Ltd. sind unverbindlich. Das Forum hat das einseitige Recht, die Teilnahme auch nach einer Bestätigung jederzeit einseitig abzusagen und den Servicevertrag ohne Gründe einseitig zu kündigen. Wir weisen darauf hin, dass wir insoweit den Anforderungen des jeweiligen Zielortes oder Landes genügen.

Leistungsänderung

& Programmanpassung: Der Teilnehmer akzeptiert Programmänderungen, die auf Gründen von Terminverschiebungen politischer oder sonstiger Entscheidungsträger beruhen. Programmänderungen können sich auch auf die Besuchsorte und Termine erstrecken. In diesem Fall erklärt sich der Teilnehmer mit einer Terminnachholung oder Vertretung einverstanden.

Vertrag

Mit der Versendung des ausgefüllten und unterzeichneten Rückmeldebogens zu der jeweiligen Veranstaltung und seines Eingangs kommt der Servicevertrag mit dem Forum für die angemeldeten Teilnehmer zu den mit der Einladung vorgesehenen Bedingungen zustande. Eine Anmeldung unter Bedingungen oder Vorbehalten ist unwirksam. Letzteres gilt nicht bei bloßer Interessenbekundung, soweit auf diese nicht infolge einer telefonischen oder sonstigen auch konkludenten Abstimmung zumindest eine elektronische Teilnahmebestätigung erfolgt ist.

Vertragsbeendigung



Vertragsbeendigung bei nicht erreichter Mindestteilnehmerzahl

Wird die in einer Ankündigung vorausgesetzte Mindesteilnehmerzahl nicht erreicht, ist der Teilnehmer hiervon unverzüglich zu unterrichten und der vorab gezahlte Servicebetrag zurückzuerstatten, soweit für diesen Fall nicht zumindest die virtuelle Beteiligung oder Vertretung vereinbart war.Den angemeldeten Teilnehmern ist Gelegenheit zu geben, die Durchführung durch eine erhöhte Ausgleichszahlung zu gewährleisten.

Events



Veranstaltungen, Konferenzen, Seminare

Findet die Business Mission aus Anlass einer von einer chinesischen Einrichtung veranstalteten Messe, Konferenz oder Veranstaltung statt, haben sich interessierte Teilnehmer dort gesondert zu den vom Veranstalter ausgegebenen Bedingungen anzumelden. Hilfestellung hierzu bietet das Forum.

Leistungsgegenstand

Die Leistung des Forums beschränkt sich auf die Bereitstellung der Kontakte, Teilnahme und Ansprechpartner vor Ort gemäß Ankündigung. Welche Leistungen vertraglich vereinbart worden sind, ergibt sich aus den Leistungsbeschreibungen, dem Veranstaltungsprogramm. Die Programmpunkte selbst sind fakultativ, von den Terminen der politischen uns sonstigen Entscheidungsträgern sowie den örtlichen Verkehrsverhältnissen abhängig. Ausgefallene Termine werden durch Ausweichtermine ersetzt.

Reiseplanung und Anforderungen

Die Durchführung einer Delegationsreise erfordert von ihren Teilnehmern - jenseits fester Messe- und Konferenztermine, die sich eher selten verschieben - schon mit Rücksicht auf die stets aktuellen Fragestellungen unterworfene Terminplanung von Gouverneuren, Regierungen, Universitäten, Unternehmen und den Bürgermeistern/Parteisekretären etc. der wichtigsten Stationen Flexibilität und Offenheit. Eine Teilnahme nur an einzelnen Programmpunkten ist möglich. Die Teilnehmer tragen die üblichen Reise-, Transport- und Aufenthaltskosten, die je nach Reise unterschiedlich ausfallen.

Preise & Kosten

In der Regel beschränkt sich das an das Forum zu entrichtende Entgelt auf die „Overhead-Service-Fee“, die den ausschließlichen Aufwand für die Organisation des Projekts in Deutschland erfasst.

Bei Teilnahme mehrerer Angehöriger desselben Unternehmens gilt für die zweite und jede weitere Person ein ermäßigter Teilnahmebeitrag von 50% des regulären Betrages.

Die Kosten der Teilnahme an der Delegationsreise sind u.a. auch abhängig von der individuell gewünschten Anreise und Hotelkategorie sowie vom Umfang der gewünschten Präsentation. Der jeweilige Beitrag präsentierender Einrichtungen und Unternehmen beurteilt sich nach individuellen Abreden.

Mit Rücksicht auf die unterschiedlichen Anreisedaten und Wünsche sind Preisangaben – auch von Drittanbietern - für den Veranstalter und Teilnehmer aus den Gründen des Zielorts stets unverbindlich, soweit nicht Verschulden infrage steht. Die Preise für Flug- und Unterkunft variieren. Das Forum ist kein Reiseveranstalter, gerne jedoch bei der Angebotsbeschaffung behilflich.

Der Preis der Service-Fee des Forums versteht sich netto zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer.

Kostenumlage

Vor Ort entstehende Kosten für die Teilnahme an Terminen, Transport- und Verpflegungskosten werden, soweit sie nicht im Programm enthalten sind, nach Köpfen und unabhängig von der „Overhead-Gebühr“ auf die tatsächlichen bzw. für den speziellen Vorgang registrierten Teilnehmer abgerechnet und umgelegt.

Fördermittel

Das German Global Trade Forum Berlin vermittelt in Einzelfällen im Einvernehmen mit den Veranstaltern des Ziellandes und im Rahmen der Programmankündigung die Übernahme von Kosten und Aufwendungen. Ein Rechtsanspruch erwächst hieraus auch dann nicht, wenn eine Zusage zunächst erteilt wurde.

Overhead Fee

Die Kosten der Reise, Unterkunft und individuellen Verpflegung sind grundsätzlich in der Overhead-Gebühr nicht enthalten.

Im Kontingent haben die begünstigten Teilnehmer neben den Kosten des persönlichen Bedarfs lediglich eine Overhead-Gebühr für die Organisation zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer zu entrichten sowie ihre persönlichen Flugkosten von und nach dem Zielort zu tragen. In der Overhead-Gebühr enthalten sind die Kosten einer Übersetzung des Firmenprofils. Die Kosten des Transports, den Eintritt vor Ort übernimmt bis auf den individuellen Transport die Gastgeberseite bzw. ist mit der Overhead-Gebühr abgegolten.

Zahlungsbedingungen

Die Bedingungen für die Zahlung des Teilnahmenbetrages richten sich nach den in der jeweiligen Ausschreibung und/oder den Anmeldeunterlagen genannten Bestimmungen.

Soweit nichts anderes vermerkt ist, wird die „Overhead-Gebühr“ wird durch Rechnung gesondert vorab enthoben und ist mit Rechnungszugang – i.dR. Zugang der elektronischen Kopie - sofort fällig und zahlbar.

Kommt der Teilnehmer mit einer Zahlung in Verzug, so werden Zinsen in Höhe von 8% über dem jeweiligen Basiszinssatz der Deutschen Bundesbank nach § 247 BGB erhoben. Die Geldendmachung weitergehender Verzugsschäden bleibt vorbehalten.

Das German Global Trade Forum Berlin kann die Geltendmachung von Ansprüchen auf Dienstleister übertragen.

Organisation & Ablauf

Die Organisation, Begleitung und Durchführung in Deutschland obliegt der Geschäftsleitung und Organisation des German Global Trade Forum Berlin, der gleichnamigen German Global Trade Forum Berlin Ltd., Burggrafenstr. 3, 10787 Berlin.

Tel. +49-30-212486-0, Fax. +49-321-212-96614.

Email: berlin@germanglobaltrade.de.

Transport

Transport, Unterkunft, Nebenkosten vor Ort

Am Zielort individuell entstehende Kosten trägt jeder Teilnehmer selbst, soweit diese nicht von den Partnern in Asien übernommen werden. Kostentragungen der Partner sind in China nicht selten. Siehe Umlage.

Kongresse & Messeausstellungen



Es gelten für Aussteller die gesonderten Veranstalterbedingungen des chinesischen Veranstalters. Die Vermittlung von Förderungen kann erfolgen. Die Kosten für Eintritte werden in aller Regel vom asiatischen Veranstalter übernommen. Passfotos und Gastgeschenke etc. sollten in ausreichender Menge mitgeführt werden.

Visum

Die Einreise ins das Zielland China ist i.d.R. visumpflichtig. Gerne sind wir mit der Besorgung einer Einladung aus China oder bei der Beschaffung des kostenpflichtigen Visums für einen Aufenthalt behilflich. Unsere Visabeschaffungsgebühr beträgt 60,00 €. Benötigt werden ein Reisepass mit einer Gültigkeit von mindestens noch 6 Monaten bei Einreise sowie 2 Passfotos. Bitte beachten Sie die Einreisehinweise auf den Webseiten der deutschen Botschaft im Zielland. Der Antrag für das Visum kann meist auf der Webseite heruntergeladen werden.

Sicherheits- und Gesundheitshinweise

Bitte berücksichtigen Sie vor jedem Reiseantritt ins Ausland die aktuellen Sicherheitshinweise des Auswärtigen Amts, die jeweils auf der Länderseite des Ministeriums aktualisiert werden. Die Herausforderungen des internationalen Terrorismus zwingen immer wieder zur Vorsicht. Auch gegenüber an sich sicheren Destinationen wie „China“.

Flugbuchung

Die Organisation der Anreise liegt traditionell mit Rücksicht auf die individuelle Disposition bei den Teilnehmer selbst. Bei Flugbuchungen innerchinesischer Flüge empfehlen wir aus Sicherheitsgründen, die I. Klasse zu buchen. Diese steht zwar nur beschränkt zur Verfügung, gewährleistet gegen einen sehr geringen Aufpreis aber bei Verzögerungen eine bevorzugte Behandlung, was bei interkontinentalen Anschlussflügen oder Überbuchungen im Konfliktfall von Vorteil sein kann. Gerne sind wir aber bei der Organisation und Flugreservierung innerhalb des Kontingents behilflich. Flüge innerhalb des Ziellandes organisieren wir ebenfalls auf Nachfrage durch Vermittlung der Partner.

Hotel & Unterkunft

Die Kosten für den Hotelaufenthalt ergeben sich aus dem individuellen Teilnehmerbudget. Die Auswahl der jeweiligen Kategorie ist den Teilnehmern selbst überlassen. Je nach Delegationsreise wird die offizielle Delegation angemessen und den Erfordernissen des Ziellandes entsprechend in einem First-Class-Hotel untergebracht. Das German Global Trade Forum Berlin empfiehlt bei der individuellen Auswahl darüber hinaus die Unterbringung in einem Hotel „mitten im Leben“.

Sonderveranstaltungen

Bestimmte Veranstaltungen wie z.B. Gala-Dinner, Abendveranstaltungen oder Kosten für nicht im Programm vorgesehene Veranstaltungen führen zu Sonderkosten, die durch Rechnung nach Köpfen und Teilnahme umgelegt werden. Gleiches gilt für sonstige Kosten des privaten Verbrauchs, die durch das Forum vorab finanziert oder ausgelegt werden.

Eine Teilnahme ist nicht zwingend, jedoch sicher empfehlenswert.

Abendprogramme

Die Kosten für nicht im Programm vorgesehene Abendveranstaltungen werden umgelegt.

Flughafentax

Qualifizierte Begleitung & Präsentation

Die qualifizierte Begleitung der Delegation ist gewährleistet. Gerne helfen wir Ihnen auch bei der weiteren Aufbereitung ihrer persönlichen oder Firmenpräsentation. Sie können mit einer Präsentation auch „virtuell“ an einer Business Mission teilnehmen. Gerne präsentieren wir sie.

Die Abstimmung von Terminen oder die Kommunikation mit Regierungsstellen oder Behörden läuft in China sehr viel flexibler ab als in Deutschland. Das Telefon und nicht die schriftliche und oft mühselige Abstimmung von Terminen bestimmt die Kommunikation. Achten Sie auf ausreichende Präsentations- und Werbemittel in den gesprochenen Landessprachen. Gerne sind wir Ihnen bei der Erstellung Ihres Profils, Ihres Imagefilms oder Ihrer digitalen Präsentation zu unseren Konditionen behilflich.

Ausstellerkatalog

Ausstellerkatalog, Delegationsbroschüre, Katalog, Werbemittel

Teilnehmer an internationalen Konferenzen werden in der Regel ohne Entgelt vom chinesischen Veranstalter in das offizielle Teilnehmerverzeichnis aufgenommen, wenn ein Unternehmensprofil in Chinesisch und Englisch nebst Kontaktdaten, Leistungsgegenstand und Kooperationswünschen vorliegt. Die Kosten für den Eintrag in einer optionalen Delegationsbroschüre für die Präsentation werden nach Köpfen umgelegt, soweit ein Eintragungsinteresse besteht. Werbe- und Präsentationsmittel sollten in der Landessprache vorliegen.

Telefon, Fax

Dank moderner Leitungsnetze sind sie in Asien mit ihrer deutschen Mobilfunknummer erreichbar. Beachten Sie aber die erheblichen Roaming-Gebühren und die Einrichtung Ihrer Mailbox. Die Vorwahl Deutschland von Asien aus ist: 0049. Mitunter ist eine weitere Vorwahl-Nummer zu berücksichtigen. Vor Ort empfiehlt sich der Erwerb einer lokalen Prepaid-Karte.

Geschenke & Mitbringsel

Krankheit und Versicherung

Eine private Auslandskrankenversicherung und Haftpflicht wird dringend empfohlen. Impfungserfordernisse bitte bei Ihrem Reiseveranstalter und auf der Website des Auswärtigen Amtes sowie der deutschen Botschaft in Asien erfragen.

Klima und Reisezeit

Das Klima ist je nach Region erheblichen Schwankungen ausgesetzt. Extreme Abweichungen von der eigenen Erwartung sind einzuplanen.

Stornierungsrisiko und Mindesteilnehmerzahl



In der Regel trägt der Teilnehmer das individuelle Stornierungsrisiko einschließlich der mit Anmeldung entstehenden und fälligen und mit der Anmeldung zahlbaren Overhead-Gebühr selbst.

Das German Global Trade Forum Berlin ist berechtigt, die Veranstaltung abzusagen, wenn bis zu dem in den Anmeldeunterlagen angegebenen Anmeldeschluss, die erforderliche Mindestteilnehmerzahl nicht erreicht wird. Soweit keine Festlegung erfolgte, beträgt die Mindestteilnehmerzahl 10 Personen. Ist in der Anmeldung eine Vorauszahlung des Teilnahmeentgelts vorgesehen, so kann das Forum die Veranstaltung absagen, wenn nicht zumindest die erforderliche Mindestzahl der Teilnehmer ihre Vorschüsse geleistet hat.

Das Forum ist berechtigt, die Veranstaltung abzusagen sowie zu verschieben, zu verkürzen oder zu verlängern oder vorübergehend oder endgültig und in einzelnen Teilen oder insgesamt zu schließen, wenn Streik, Unruhen, Bürgerkrieg, Unglücksfälle, Katastrophen, politische Umstürze, Terroranschläge oder andere unvorhersehbare Ereignisse, die nicht im Verantwortungsbereich des Forums liegen, eine solche Maßnahme erfordern. Vorbehaltlich der nachfolgenden Regelungen hat der Teilnehmer in solchen Fällen keinen Anspruch auf Ersatz oder Erstattung der ihm entstandenen Verluste, Schäden oder Vorauszahlungen.

Rücktritt & Stornierungen

Das Forum ist bei wichtigem Grund jederzeit einseitig zum Rücktritt vom Vertrag berechtigt, ohne dass dies den Anspruch auf die Entrichtung der Teilnahmegebühr betrifft. Ein wichtiger Grund liegt auch dann vor, wenn der Teilnehmer bei der Anmeldung falsche Angaben gemacht hat oder seine Einreisemöglichkeit erkennbar von Anfang an nicht als gesichert gesehen werden konnte. Auch später eingetretene Umstände, die einer Teilnahme widersprochen haben würden, sind zu berücksichtigen.

Ein berufs- oder aufgabenbezogener Rücktritt des Teilnehmers von der Anmeldung ist kostenfrei bis 14 Tage nach verbindlicher Anmeldung möglich, nicht jedoch dann, wenn die verbindliche Anmeldung innerhalb der letzten 14 Tage vor Beginn der Veranstaltung erfolgt ist. Die Frist endet im Zweifel mit Ablauf des Tages des Eingangs der Anmeldung. Erfolgt die Stornierung im Übrigen nach Ablauf der 14 Tage Frist nach Anmeldung aber vor Beginn der 14 Tage vor Veranstaltungsbeginn, werden 50% der gebuchten Leistung als Stornogebühr berechnet.

Eine Vertretung des Teilnehmers ohne Aufpreis ist jederzeit möglich.

Sonderleistungen

Individuelle Wünsche, umfangreiche Übersetzungen, Kontaktanbahnungen und Terminvereinbarungen vor Ort sowie die Vermittlung kompetenter Gesprächspartner erfolgt auf einer Sondervereinbarung.

Vertragsstörungen

Das Forum haftet nur für grobe Fahrlässigkeit und/oder Vorsatz. Das Forum haftet insbesondere nicht für unverschuldete Leistungsstörungen oder Erwartungen des Teilnehmers, z.B. nicht für den vom Teilnehmer erwarteten Erfolg der Veranstaltung.

Erschwerung, Gefährdung oder Beeinträchtigung erheblicher Art durch nicht vorhersehbare Umstände wie Krieg, innere Unruhen, Epidemien, hoheitliche Anordnungen (Entzug der Landerechte, Grenzschließungen), Naturkatastrophen, Havarien, Zerstörungen von Veranstaltungsorten, Unterkünften, Reisewarnungen des Auswärtigen Amts für das Zielgebiet oder gleichgewichtige Fälle berechtigten beide Teile zur Kündigung des Vertrages. Im Fall der Kündigung kann das Forum für erbrachte oder noch zu erbringende Leistungen eine angemessene Entschädigung beanspruchen, vgl. § 638 Abs. 3 BGB.

Haftungsbeschränkung

Obliegenheiten des Teilnehmers

Der Teilnehmer verpflichtet sich bei einer Auslandsveranstaltung, für den ausreichenden Individualrechts- und Haftpflichtschutz einschließlich einer etwa notwendigen Auslandskrankenversicherung selbst zu sorgen. Insbesondere hat er bei einer Reise in das EU-Ausland sicherzustellen, dass das gewöhnliche Unfall- und Ausfallrisiko versichert ist.

Verjährung

Alle Ansprüche des Teilnehmers gegen das Forum uns seine Verantwortlichen verjähren innerhalb von 18 Monaten ab dem Zeitpunkt der Kenntnis oder Möglichkeit der Kenntnisnahme von einem Anspruch an.

Leistungsort

Der Leistungs- und Erfüllungsort ist Berlin.

Anwendbares Recht

Der Vertrag unterliegt dem Recht der Bundesrepublik Deutschland in der zum Zeitpunkt der Anspruchstellung maßgeblichen Fassung.

Gerichtsstand

Ausschließlicher Gerichtsstand ist Berlin.

Datenschutzklausel

Unter Einhaltung der Bestimmungen des Landesdatenschutzgesetzes werden die dem German Global Trade Forum übermittelten Daten gespeichert und im Rahmen der Korrespondenz, Antragsbearbeitung, Durchführung der Veranstaltung und zukünftigen Werbeaktivitäten verwandt, gegebenenfalls den zuständigen Stellen im In- und Ausland übermittelt und vorhalten.

Kontakt
German Global Trade Forum Berlin, Ltd.
Managementgesellschaft
Burggrafenstr. 3, 10787 Berlin
10787 Berlin
Tel. 030-212486-0
Fax. 030-2185432
Mobile: 0172-3116595
Multi-Messaging: +49-321-21296614
email: Berlin@germanglobaltrade.de